Mỗi công ty, doanh nghiệp hay bất cứ một tổ chức phi lợi nhuận nào đều có một lượng lớn các thông tin dữ liệu, những tập hồ sơ giấy chất chồng cùng với các hồ sơ lưu trữ trong máy tính… Đứng trước sự khổng lồ của dữ liệu, yêu cầu mỗi công ty cần phải quản lý cơ sở dữ liệu của mình hợp lý, khoa học để mỗi khi cần đến có thể tìm kiếm một cách dễ dàng.
Chương trình cơ sở dữ liệu là sự liên kết giữa nhân viên lưu trữ hồ sơ và trợ lý nghiên cứu, giúp nhau thực hiện công việc lưu trữ và truy xuất thông tin. Nói cách khác các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lý và sử dụng các cơ sở dữ liệu.
1. Lập kế hoạch cho cơ sở dữ liệu
Phấn lớn các chương trình cơ sở dữ liệu không cho phép bạn ghi nhanh bất kỳ thông tin nào bạn muốn về một khách hàng hay hàng tổn kho. Thay vào đó, chúng buộc bạn quyết định một cách chính xác những thông tin nào mà bạn muốn thu thập (Bạn có thể thay đổi ý định về cấu trúc này, nhưng nó đòi hỏi một ít thời gian và công sức.) Bạn cũng sẽ cần đưa ra các qui tắc về những vấn đề như khi nào các khách hàng cũ nên được xóa ra khỏi danh sách, bạn có muốn cho phép nhập các khoản thanh toán quá hạn hay không, hoặc bạn sẽ sử dụng những mã nào cho các bộ phận trong danh sách nhân sự. (Nếu bạn không chuẩn hóa, bạn sẽ gặp khó khăn khi tìm một người nào đó trong một bộ phận sau này.)
2. Một cơ sở dữ liệu mẫu
Lấy một ví dụ đơn giản, giả sử bạn sẽ sử dụng một chương trình cơ sở dữ liệu để quản lý một cơ sở dữ liệu nhân sự. Bước đầu tiên là cài đặt một cấu trúc cho dữ liệu của bạn, chỉ định những thông tin nào bạn muốn đưa vào đối với mỗi nhân viên.
3. Các trường và Record
Trong thuật ngữ cơ sở dữ liệu, mỗi một thông tin riêng lẻ được gọi là một trường (field) và toàn bộ thông tin liên quan đến mỗi người, mỗi vật, hay mỗi sự kiện được gọi là một record. Khi dữ liệu được trình bày ở dạng bảng hay trang bảng tính, các trường chiếm các cột và các record chiếm các hàng.
4. Một Record có thể chứa nội dung nào?
Trong một cơ sở dữ liệu về nhân sự, các trường có thể chứa tên, họ, địa chỉ, số điện thoại cơ quan, số điện thoại nhà, số bảo hiểm xã hội, người giám sát, ngày được thuê, bộ phận, chức vụ, và lương bổng. Toàn bộ tập họp dữ liệu đối với mỗi nhân viên-toàn bộ tập hợp các trường-là một record.
Bạn có thể để trống một hay nhiều trường này trong một số record, nhưng mọi record đều có cùng tập hợp trường. Bạn không thể có các trường trong một số record nhưng không có trong một số record khác. Ngoài việc chỉ định số trường và tên của chúng, bạn cần sử dụng kiểu dữ liệu mà bạn sẽ nhập (doanh số, text, ngày tháng hay hình ảnh) và trong một số trường hợp, bạn sẽ nhập khoảng trống bạn muốn dành cho mỗi trường.
Hi vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn trong việc quản lý dữ liệu.
